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組織人事課題 2019.10.01

社員のやる気が変わる!業務効率化を達成する手法を解説

会社の業務を改善するためには、どんな方法を試せばよいのでしょうか。業務改善を達成できれば、社員のモチベーション、企業の業績アップとプラスの連鎖が続きやすくなります。今回は業務効率化が必要な理由と具体的な流れや方法について解説します。

 

会社で「業務のやり方を見直そう」という話が出たとき、どのような方法を試せばよいのでしょうか。何から手を付けてよいか分からず、つい後回しにしてしまうこともあるでしょう。

しかし業務改善を達成できれば、コスト削減や社員のモチベーションアップ、企業の業績アップといったプラスの連鎖が期待できるので、「やり方が分からない」と先延ばしにしてしまうのは、非常に惜しいことです。

今回は業務効率化が必要な理由と、業務改善の具体的な流れや方法について述べていきます。

業務効率化はなぜ必要なのか

「業務効率化」とは、仕事におけるムリ・ムダ・ムラをなくすことで業務の効率化を図ることです。業務効率化を達成できればさまざまなメリットが生まれ、生産性の向上につながっていきます。そのため、業務にムリ・ムダ・ムラが多いと感じたら、できるだけ早めに取り組みたいものです。具体的にどんなメリットがあるか、見てみましょう。

業務効率化がもたらすメリット

業務効率化のメリットには次のようなことが挙げられます。

 

・社員が働きやすくなる

無理な長時間労働や無駄な作業が減ることで、社員が働きやすい職場環境になります。また、業務効率化で無駄が減った分を社員に還元できるので、給与や賞与のアップなど、待遇面の改善も期待できます。こうした条件の職場には、良い人材が集まりやすくなり、離職率を低く抑えられるでしょう。

 

・コストが削減できる

ムリ・ムダ・ムラがなくなれば、一つひとつの業務における作業時間を抑えられます。そのため、残業や休日出勤を減らすことができ、人件費や光熱費などの削減につながります。また、例えば、商品の在庫を必要以上に抱えているといった無駄があると管理費がかさみますが、無駄を省いて適切な量に抑えることで、こうした費用を減らせます。このように、さまざまなコストを削減することが可能になります。

 

新たな事業・企画を生み出せる

業務の無駄が減ってコストが抑えられれば、その分を新たな事業をスタートするための資金に回すことができます。また、労働時間の短縮によって社員の心に余裕が生まれれば、新たな着想による企画も生まれやすくなるでしょう。

 

業務効率化を進めるための具体的な流れ

次に、実際に業務を効率化させるための流れについて確認していきます。

ECRSの原則に沿って業務効率化を実行

業務効率化を進めるうえで基本的な原則となるのが、「ECRS」です。

ECRSとは「Eliminate(排除)」、「Combine(結合)」、「Rearrange(交換)」、「Simplify(簡素化)」という4つの視点から業務を改善するためのフレームワークです。具体的には「不要な業務を排除する」、「似ている作業をまとめて同時に進める」、「業務の流れや作業の順番を変える」、「無駄な工程を省いてシンプルにする」といったことを行い、業務を効率化していきます。このフレームワークに沿って業務の見直しを行うことで、まずは必要な業務を効率よく進めるための基本的な体制を作ることができます。

ECRSの原則に沿って業務内容を見直したあとは、次に挙げる業務効率化の具体的な方法などを参考に、業務効率化を進めるとよいでしょう。

業務効率化の具体的な方法

業務効率化の具体的な方法について見ていきましょう。

業務の基本的な部分を見直す

まずは、業務の基本的な部分をチェックします。書類を作成する際のフォーマットに無駄な部分はないでしょうか? 必ずしも必要ではない入力項目を省くなどして、スピーディーに書類を作成できるようにしましょう。

業務マニュアルも見直してください。省いても差し支えない手順が含まれていないでしょうか。また、誰が見ても分かりやすいマニュアルになっていますか? 分かりにくいマニュアルは、作成者や責任者への質問を増やしてしまい、ロスが生まれます。

業務の分担・決裁者を見直す

それぞれの業務を適切な人数で行っているか、いま一度確認しましょう。一人の負担が多すぎたり、無駄に大人数で行っている業務が存在したりする場合は、人員配置を見直してください。また、各業務における決裁者が多すぎる場合、作業が滞ってしまうことがあるので、そうした傾向が見られるときは、決裁権についても再検討しましょう。

社員のスキルをアップさせる

社員一人ひとりのスキルが向上すれば、作業時間を短縮することができます。スキルの高い人がノウハウを他のスタッフに伝授する、必要に応じてスキルアップ研修を取り入れる、といった方法で、全体のスキルレベルの底上げを図りましょう。

優先順位をつける

どのタスクも完璧に終わらせようとすると、残業が増える可能性があります。必要に応じて上司と部下が一緒に個々のタスクについて優先順位をつけ、効率的に仕事を進められるようにしましょう。上司と共に優先順位をつけると、部下のほうでも安心して仕事にメリハリをつけやすくなります。

社内コミュニケーションを活性化する

チームワークが悪いと作業がスムーズに進みません。部署内、チーム内などでお互いにコミュニケーションがよくとれるよう、オフィスのレイアウトを見直したり、意識改革を促したりしましょう。普段からコミュニケーションがよくとれていれば、無駄な会議を減らすことも可能になってきます。会議を行う際も、議題によってはスタンディングミーティング(立ったままでサッと終わらせる会議)の形式を取り入れるなどして、効率性を高めるようにしましょう。

ITツールを活用する

ITツールの活用で業務を大幅に効率化できます。例えば、社内の情報共有に活かせるグループウェア、社員同士のチャットを可能にするコミュニケーションツールなどは、タスクにかかる時間を短縮できるだけでなく、蓄積したデータをさらなる業務効率化や新たな業務に活かすこともできます。

また、営業・マーケティング部門ではSFA(営業支援ツール)、CRM(顧客管理システム)、MA(マーケティングオートメーションツール)などを活用すれば、大量の情報を一括で管理することができ、効率が上がります。。

そのほか、企業の規模や業種によっては、音声認識機能や編集機能を備えた議事録作成ツールを導入することで議事録の作成時間を大幅に短縮できます。

アウトソーシングを活用する

企業の規模や業務の特性によってはアウトソーシングを活用するという方法もとれるでしょう。現在では、総務・経理・人事といった部門やコールセンターなど、さまざまな業務のアウトソーシングサービスが利用されています。ただし、アウトソーシングの場合は、「社内の情報を外部に出すことになる」、「自社にノウハウが溜まらない」といったデメリットもあるため、メリット・デメリットを天秤にかけて検討する必要があるでしょう。

業務効率化を図り、社員が働きやすい職場をつくろう

業務効率化を図ることは社員の負担軽減に結び付きます。社員が働きやすい職場づくりを意識した業務効率化を推し進めれば、社員のモチベーションも上がり、生産性の向上、収益のアップといったプラスの連鎖につながっていくでしょう。まずは社員一人ひとりがムリ・ムダ・ムラなく働ける環境を築いてください。

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